نظرًا لتعقيدات الطبيعة البشرية ، يمكن لعدد قليل من المجموعات العمل معًا دون مشاكل. سواء كانت جمعية الحي أو جمعية الآباء والمعلمين أو مجلس إدارة الشركة أو أي هيئة تشريعية ، فإن أهمية التواصل الجيد ولباقة القائد ستلعب دورًا مهمًا في نتيجة الاجتماع.
عندما يتم استدعاء غرفة اجتماعات أو اجتماع جماعي ، بافتراض أن المساحة المادية لغرفة الاجتماعات والإمدادات والتكنولوجيا قد تم الاعتناء بها جيدًا بالفعل ، سيكون الرئيس أو القائد هو من يقرر نجاح أو فشل المشروع. سيكون الاجتماع مفيدًا عندما لا يكون عدد المشاركين كثيرًا أو قليلًا جدًا ويكون القائد منتبهًا لأن كل شخص قادر على التعبير عن أفكاره دون مقاطعة.
بشكل عام ، مجموعة من اثني عشر شخصًا في اجتماع واحد هي أعلى رقم للنجاح. إذا تجاوز عدد الأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع هذا العدد ، يجب أن يكون القائد مستعدًا ، في النهاية ، لتقسيم المجموعة إلى لجان من أجل الكفاءة.
يعد اختيار الأشخاص المناسبين للاجتماع أمرًا في غاية الأهمية. بالإضافة إلى كونهم مستمعين جيدين ، وصانعي قرار ، ومحللين للمشكلات ، يجب أن يكون المشاركون على دراية بالقضايا المطروحة.
بعض المؤشرات للقادة أو الرؤساء أو رؤساء الشركة:
* الإعلان عن موعد ومكان الاجتماع في وقت مبكر بما يكفي لتحضير المشاركين. إرسال مذكرة مطبوعة أو خطاب إلى كل مشارك يعلن فيه عن وقت الاجتماع ومكانه وهيكله ومهمته ؛ لا تستخدم أبدًا ملصقًا لهذا الغرض (لقد رأيت ذلك يحدث). إذا كنت تتوقع مدخلات معينة من عضو معين ، فأرسل له مذكرة خاصة أو خطابًا أيضًا.
* بعد دعوة الاجتماع للترتيب ، إذا كان هناك عضو جديد في المجموعة أو كان الأعضاء لا يعرفون بعضهم البعض ، قم بتعريف الأعضاء أو اطلب من الأعضاء تقديم أنفسهم.
* امنح كل مشارك دقيقة أو دقيقتين لمخاطبة المجموعة لتوضيح ما يشعر به ذلك المشارك بشأن الاجتماع أو القضايا المطروحة أو لجعله يقول مرحبًا فقط. حاول ألا تدع أي شخص يتحدث لفترة طويلة ؛ عادة ما تكون جملتين أو ثلاث جمل مناسبة لهذا الغرض. تتعرف هذه العملية على المشاركين كأشخاص وتريحهم.
* قدّم جدول أعمال أو جدولاً أو مخططًا شفهيًا أو كتابيًا. لا تعتبر أمرًا مسلمًا به أن المذكرة التي أرسلتها مسبقًا سيتم تذكرها لمساعدتك خلال سير الاجتماع. على جدول الأعمال ، لا تنس أن تضع أهم البنود أولاً.
* أثناء إدارة الاجتماع ، لا تطلب من المشاركين قراءة تقاريرهم التشغيلية بالكامل ؛ بدلاً من ذلك ، اطلب من الأشخاص تلخيصهم لفظيًا. هذا سوف يترك المزيد من الوقت للمناقشة وعمليات صنع القرار. يفقد معظم الناس تركيزهم أثناء الاستماع إلى التقارير التشغيلية. يمكن توزيع نسخ من التقارير على المشاركين للاطلاع عليها في بداية الاجتماع أو في وقت لاحق.
* أثناء المناقشة ، حاول إجراء الاجتماع بطريقة تجعل ، بعد خطاب كل شخص ، وقفة لمساعدة الأعضاء على استيعاب ما سمعوه ؛ ومع ذلك ، إذا أصبح النقاش تبادلًا حيويًا للأفكار ، فلا تقاطعه من أجل وقفة ، إلا إذا انحرف التبادل إلى حوار عدائي.
* السماح للمشاركين بشرح أفكارهم حول القضايا بحرية دون رقابة. دعهم يقدمون الأفكار والاعتراضات ، إذا لزم الأمر. لكي يطور أعضاء المجموعة الثقة فيما بينهم ، يجب أن يكونوا قادرين على التحدث دون قيود ولكن ضمن قواعد السلوك السليم.
* إذا ابتعدت المناقشة عن القضايا ، أعد الأعضاء إلى الغرض من الاجتماع. لا تتهم أي مشارك أبدًا بقسوة شديدة أمام الآخرين ؛ إذا كان هناك سبب لذلك ، باستخدام المراجع غير المباشرة ، وفي اختيار الأفعال ، يجب أن يوفر الصوت المبني للمجهول مخرجًا أفضل من الاتهام المباشر.
* في ختام الاجتماع ، حتى لو تركت بعض المشاكل دون حل ، اعترف بجهود المشاركين وقم بتلخيص الاجتماع ببضع كلمات ؛ ثم اشكرهم وقل وداعا. سيوفر الإغلاق الناجح عنصرًا مهمًا للاجتماعات لمتابعة بالإضافة إلى جعل المشاركين يغادرون بفهم أكبر ، والذي قد يدمجه في العمل المستقبلي.
ZZZZZZ