الذهاب بلا أوراق. يبدو مخيفا قليلا؟ لا ، ليس حقًا. على الأقل لا يجب أن يكون كذلك. قبل أقل من 10 سنوات ، احتفظنا بصندوق على صندوق من الملفات الورقية المؤرشفة. في وقت من الأوقات ، كان لدينا ما لا يقل عن 100 من تلك الصناديق محشوة بالأشجار. لسوء الحظ ، كانت ضرورة. في ذلك الوقت ، على الرغم من ذلك ، لم تكن التكنولوجيا (على الأقل التكنولوجيا المعقولة التكلفة) للتخلص من الورق غير موجودة. كان سيكلف آلاف الدولارات من العمالة والخدمات لتحويل كل هذه الملفات الورقية بأثر رجعي إلى ملفات إلكترونية. تقدم سريعًا إلى اليوم والاستمرار في عدم استخدام الورق هو أمر بسيط للغاية وغير مكلف. لكن لماذا لا تستخدم الأوراق؟
الكلمات الدالة:
افتراضي ، عمل افتراضي ، تخزين عبر الإنترنت ، ملفات عبر الإنترنت ، تخزين ملفات ، حفظ ملفات ، تنظيم مكتب ، تنظيم مكتب ، تنظيم ، تنظيم ، ملفات ، أوراق
نص المقالة:
الذهاب بلا أوراق. يبدو مخيفا قليلا؟ لا ، ليس حقًا. على الأقل لا يجب أن يكون كذلك. قبل أقل من 10 سنوات ، احتفظنا بصندوق على صندوق من الملفات الورقية المؤرشفة. في وقت من الأوقات ، كان لدينا ما لا يقل عن 100 من تلك الصناديق محشوة بالأشجار. لسوء الحظ ، كانت ضرورة. في ذلك الوقت ، على الرغم من ذلك ، لم تكن التكنولوجيا (على الأقل التكنولوجيا المعقولة التكلفة) للتخلص من الورق غير موجودة. كان سيكلف آلاف الدولارات من العمالة والخدمات لتحويل كل هذه الملفات الورقية بأثر رجعي إلى ملفات إلكترونية. تقدم سريعًا إلى اليوم والاستمرار في عدم استخدام الورق هو أمر بسيط للغاية وغير مكلف. لكن لماذا لا تستخدم الأوراق؟
مساحة تخزين مادية أقل ضرورية - وفر على خزائن الملفات والورق والمجلدات
يصبح تحديد موقع الملفات أكثر فاعلية - إنه سهل مثل "تحرير" "بحث"
التخزين الإلكتروني أو غير الورقي أكثر فعالية من حيث التكلفة من طباعة كل شيء وتخزينه على نسخة ورقية - مساحة التخزين الإلكترونية رخيصة!
لن يتلاشى "الحبر" الموجود على نسخة إلكترونية من أي شيء مهم مثل النسخة الورقية
يتم نقل الملفات بسهولة أكبر من الأرشيف الخاص بك إلى زميل قد يحتاج إلى رؤيتها
لا تحتاج إلى أن تدفع لمساعد ليقوم بالإيداع باستمرار نيابة عنك. مع التخزين الإلكتروني ، من السهل "الحفظ باسم" بسرعة في المجلد المناسب على محرك الأقراص الثابتة
بالطبع ، يمكن أن يكون هناك بعض العيوب في عدم استخدام الأوراق أيضًا:
نظرًا لأن الوسائط الإلكترونية عرضة للارتفاعات المفاجئة في الطاقة والخدوش وما شابه ، فهناك خطر فقدان تلك البيانات
يجب أن تتذكر إجراء نسخ احتياطي لمحركات الأقراص الخاصة بك والاحتفاظ بنسخة من تلك البيانات في مكان آمن - ويفضل خارج المباني
من المحتمل أن تقوم بعمل الملفات الخاصة بك إلا إذا كنت تريد أن يصل مساعدك إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك
حتى لو كنت تستخدم حزمًا طويلة من الملفات الورقية ، فلا يوجد سبب يمنعك من البدء في عدم استخدام الورق الآن. ابدأ باتخاذ قرار واعي بعدم الاستمرار في طباعة وحفظ كل ما يأتي عبر مكتبك. تمامًا كما يمكنك الاحتفاظ بملفاتك الورقية منظمة عن طريق إعداد مجلدات لموضوعات مختلفة ، افعل الشيء نفسه مع ملفاتك الإلكترونية عن طريق إنشاء مجلدات في Microsoft Explorer
اعتمادًا على نظام الملفات لديك ، قم بإعداد مجلدات لأشياء مثل "العملاء" و "الاحتمالات" و "ملفات النماذج" و "المعلومات العامة" وما إلى ذلك. يوجد داخل هذه المجلدات المزيد من المجلدات. على سبيل المثال ، يجب أن يحتوي مجلد "العملاء" على مجلد لكل عميل. يجب أن يحتوي مجلد "التوقعات" على مجلد لكل عميل محتمل وما إلى ذلك. بعد ذلك ، عندما يصبح هذا العميل المحتمل عميلاً ، يمكنك ببساطة سحب مجلده إلى مجلد "العملاء"
احفظ جميع الملفات التي تبدو مهمة.
قبل العالم الافتراضي ، كان رجال الأعمال مقسمين بشكل ملائم إلى فئتين: المصنفات والملفات. احتفظ Filers بالأشياء التي اعتقدوا أنهم قد يحتاجونها ، لكنهم ألقوا الباقي. يمكنهم ملء سلة مهملات من الورق في نصف يوم. من ناحية أخرى ، قام المراقبون بحفظ كل شيء. كانت سلة المهملات الخاصة بهم للأغراض الزخرفية فقط. كانوا يحفظون أكثر الأشياء تافهة "فقط في حالة".
لقد أنهى العالم الافتراضي هذا التمييز. الآن ، يمكنك (ويجب) أن تكون كلاهما.
للمترجمين:
احتفظ بجميع ملفاتك ؛ أو معظمهم. ما عليك سوى إنشاء المزيد من المجلدات لتخزينها فيها. إذا كنت بحاجة إلى مساحة أكبر على القرص الصلب ، فما عليك سوى الخروج والحصول عليها. مساحة القرص الصلب رخيصة بشكل يبعث على السخرية مقارنة بما كانت عليه قبل عقد من الزمان.
للملفات:
بمجرد استلامك أو إنشاء ملف جديد ، احفظه في المجلد المناسب. ستؤدي تسمية ملفاتك بشكل مناسب إلى تسهيل استرجاع هذه الملفات بسهولة لاحقًا. يجب أن يكون نظام الملفات الخاص بك أولاً وقبل كل شيء نظامًا يمكنك فهمه وتذكره بسهولة - يجب أن يكون منطقيًا بالنسبة لك. عند تسمية ملفاتك ، استخدم العديد من الأحرف التي تريدها في اسم الملف حتى تتمكن من البحث في جزء من هذا الاسم لاحقًا. يجب أن يقدم وصفاً جيداً ، ولكن موجزاً ، لما تتعلق به الوثيقة. استخدم معظم الأشخاص ميزة البحث في Windows Explorer. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فتدرب عليه حتى تتمكن من تحديد موقع ملفاتك بسهولة. إنها أداة قوية جدًا وسهلة الاستخدام للغاية.
هناك بعض الأدوات الأخرى التي ستساعدك في تحقيق هدفك في الاستغناء عن الورق:
الفاكس الإلكتروني (http://www.efax.com) هو ما نستخدمه هنا. مقابل رسوم شهرية رمزية ، يمكن الوصول إلى جميع رسائل الفاكس الواردة